DMS/Archivierung

Die revisionssichere Archivierung

Für die Geschäftsvorgänge in Unternehmen ist eine leistungsfähige Dokumentenarchivierung eine wichtige Grundlage. Große Mengen unterschiedlichster Belege müssen innerhalb kürzester Zeit zur Verfügung gestellt und bearbeitet werden können. Herkömmliche Papier- und Mikrofilmarchive werden diesen Anforderungen häufig nicht mehr gerecht.

Zudem werden Unternehmen in Deutschland seit Januar 2002 nach der GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) verpflichtet, alle steuerrelevanten, originär erstellten Daten revisionssicher zu archivieren. Betriebsprüfer haben jetzt das Recht, im Inhouse-System des zu prüfenden Unternehmens elektronisch zu recherchieren, sich Daten ausgeben zu lassen und mit einer speziellen Software die ordnungsgemäße Buchführung zu überprüfen.

Archivierung_DMS

Für eine optimale Benutzung eines elektronischen Archivs ist dessen Integration in die vorhandene DV-Landschaft ein Muss. Besonders die Integration mit produktiven Anwendungen (z.B. SAP, Navision, etc.) bringt Vorteile: Daten von Buchungssätzen können zur automatischen Indexierung der Dokumente benutzt und automatisch archiviert werden, und umgekehrt kann zu einem beliebigen Buchungssatz das Abbild des Originaldokuments bei Bedarf ohne weiteren Suchaufwand automatisch angezeigt werden. Es lassen sich auch weitere Dokumente, wie z.B. Korrespondenzunterlagen (Kundenanfragen, Reklamationen, Rückantworten des Sachbearbeiters, etc.) auf die gleiche Weise an gewisse Buchungsvorgänge anbinden, so dass man sofort den gesamten Vorgang zur Hand hat.

Für den Einsatz eines elektronischen Archivierungssystems sprechen viele weitere Dinge, wie z.B.:

  • Reduzierung der Durchlaufzeiten
  • Verringerter Suchaufwand
  • Revisionssicherheit
  • Schnelle Reaktionszeiten
  • Serviceoptimierung
  • Vermeidung von Mehrfachablagen
  • Senkung administrativer Arbeitszeiten
  • Kostenreduzierung
  • Datenbankentlastung

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